電子帳簿保存法が施行されて、PDF等でいただく書類についてはデータのまま保存してくださいというルールに変わりました。
またスキャナ等で保存しても良いので要件などを確認してデータで保存していきたいところです。
ここでは保存するフォルダ分けについて考えていきます。
入金関係書類
お金を受け取る場合に受領する書類になります。主に自社から発行する請求書や領収書等が該当します。
- 電子請求書等
電子の請求書等（電子のものはここに保存） - レジペーパー綴り
レジペーパー - 売上請求書（控）
紙の請求書（控） - 売上領収書（控）
紙の領収書（控） - 売上納品書（控）
紙の納品書（控） - その他入金関係書類
売上以外で入金のものがあればこちらに保存します。
おおよそ上記の通りに分けて頂いて必要に応じて追加してください。
出金関係書類
出金関係書類は、相手先に支払った際に受け取る書類になります。先方の会社から発行された請求書、領収書等が対象となります。
- 電子請求書等
電子の請求書等（電子のものはここに保存） - 納品書
紙の納品書 - 請求書等
紙の請求書 - 預金支払
預金で支払った紙の領収書等（請求書以外の物） - 現金支払
現金で支払った紙の領収書等（請求書以外の物） - カード支払
カードで支払った紙の領収書等（請求書以外の物） - 立替支払
立替て支払った紙の領収書等（請求書以外の物）
おおよそ上記の通りに分けて頂いて必要に応じて追加してください。最近の会計システムでは保存した請求書等をベースに仕訳を計上していくので、それに合わせての設計が必要になります。
その他
その他の書類は会計の仕訳は計上しませんが確認の際に重要になってくる書類になります。
- 各種議事録
- 契約書綴
- 決算報告書綴
- 月次貸借対照表、月次損益計算書
- 社内規定
- 現金出納帳
- 当座勘定照合表（口座ごと）
- 小切手帳控
- 預金通帳（口座ごと）
- 定期預金・定期積金
- ネットバンキング入出金明細（口座ごと）
- 預金残高証明書
- その他預金関係書類
- 棚卸表
- 貸付金・前渡金・立替金・仮払金関係書類
- 固定資産関係書類
- 有価証券取引関係書類
- 受取手形・電子記録債権関係書類
- 支払手形・電子記録債務関係書類
- 借入金関係書類
- 株主資本関係書類
- 売掛金残高一覧表
- 買掛金残高一覧表
- 得意先元帳
- 工事台帳
- クレジット入金明細書（カードごと）
- 雇用関係書類
- 給与関係書類
- 源泉徴収関係書類
- 社会保険関係書類
- 労働保険関係書類
- 土地・建物賃貸借契約書
- 賃貸借契約関係書類
- リース契約関係書類
- 生命保険契約関係書類
- 損害保険契約関係書類
- クレジットカード利用明細書綴（カードごと）
- 固定資産税関係書類
固定資産税課税明細書は何かと見ることが多いので分けて保存しとくと便利 - 住民税特別徴収関係書類
給料計算の際に確認したいので分けておくと便利
まとめ
おおよそ上記のような形になると思いますが、必要に応じて追加や削除を加えていきます。
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