人から聞かれた時用に見たらすぐわかるようにまとめています。
提出いただく書類
出来れば最初の出勤日に下記の物を提出いただきましょう。一覧にしておいてお願いするのがいいと思います。
扶養控除申告書
給料の源泉所得税を計算する際に必要になります。
税務署からダウンロードして記載してもらうか、最近はネット上で登録いただく方法もあります。
2カ所で勤務されている場合など、乙欄や丙欄で源泉徴収する場合は必要ありません。
前職の源泉徴収票（前職がある方）
こちらも初年度の年末調整を行う際に必要になります。
前の仕事先から源泉徴収票が発行されていない場合は連絡して発行してもらいましょう。
2カ所で勤務されている場合など、乙欄や丙欄で源泉徴収する場合は必要ありません。
年金手帳
年金手帳は年金加入手続きに必要になります。
ただ保管しないといけないものではないので返してしまう会社が多いようです。
こんな書類をずっと保管しておくのはリスクしかないので、すぐ返すか、コピーだけもらうようにしましょう。
ただ本人確認の意味合いもあるので、原本いただく⇒コピー⇒すぐ返却の流れがよさそうです。
雇用保険被保険者証（過去に加入したことがある方）
雇用保険被保険者証は雇用保険加入手続きに必要になります。
一般的には、前の職場を退職する際に受け取ることが多いようです。
ない場合はハローワークで再発行してもらえるみたいなので、無くした場合は再発行の手続きを行いましょう。
健康保険被扶養者異動届（扶養親族がいる場合）
従業員の家族を扶養にする場合は提出してもらいましょう。
扶養する家族がいない場合は必要ありません。
給与振込先の情報
給与の振込口座の情報を聞くための書類です。
必要事項を記入して通帳の写しを頂きましょう。
マイナンバー
マイナンバーの番号確認と本人確認が必要になります。
マイナンバーカードを取得している場合はマイナンバーカードで番号と本人確認が可能です。
マイナンバーカードを取得していない場合は、住民票で番号確認、運転免許証かパスポートで本人確認を行います。
健康診断書（入社後に健康診断を実施しない場合）
常時使用する社員を採用したときは、健康診断を受けさせることが必要です。
3ヶ月以内に実施した健康診断書を提出いただくと受信させる必要はないので、提出してもらいましょう。
通勤経路図
通勤手当の計算や、通勤途中で災害に見舞われた場合の基になりますので提出いただきましょう。
卒業証明書
卒業した学校で発行してもらう書類になります。
履歴書に記載のある学校を本当に卒業しているか確認するための書類になります。
成績証明書
卒業した学校で発行してもらう書類になります。
卒業見込みの判定や、人柄や興味等についての判断材料になるようです。
退職証明書
従業員が退職したことを証明する書類です。
労働基準法第22条により、退職者から請求があった場合は応じる義務があると定められています。
記載が必要な項目は下記の通りです。
- 書類名（退職証明書）
- 証明年月日
- 退職した従業員名
- 証明内容
- 従業員が希望した記載項目
- 使用期間（◯年◯月◯日～◯年◯月◯日）
- 業務の種類
- その事業における地位
- 離職以前の賃金
- 退職の事由（自己都合、定年、契約期間満了、勧奨退職、解雇など）
- 事業所住所・事業主名
従業員調書（履歴書で代用される場合が多い）
人事管理の書類で、従業員の個人情報や家族情報などを記入してもらう書類です。
決まったフォーマットはなく会社独自の書類になるので、提出いただく場合は作成しておきましょう。
身元保証書
社員が入社した後に問題を起こした場合、身元保証人が連帯して賠償責任を負うことを、会社に約束する書類です。
身元保証人の方に署名捺印して頂き、印鑑証明を提出して頂きましょう。
住民票記載事項証明書
満18歳未満の年少者については、年齢を証明する書類を事業場に備えつけることが労基法第57条により義務づけられています。
住民票や戸籍謄本、戸籍抄本は提出させることはできないので、住民票記載事項証明書を提出いただきましょう。
免許・資格取得証明書
仕事上必要な資格や、手当を出す場合は提出いただきましょう。
手当申請書（手当を支給する場合）
会社で手当てを支給している場合はその申請書、また手当申請書にあたり、証明書の添付が必要な場合は、その証明書も一緒に提出してもらいましょう。
入社後会社が作成・交付する書類
入社が確定しましたら下記書類を作成します。
採用通知書（内定通知書）
採用通知書は、企業が求職者を採用しようと決めたときに採用意思を通知する書類。
内定通知書とは、選考の結果採用が決まった応募者に対して、発行する書面です。
採用通知書は企業側からの一方的な通知、内定通知書は双方合意の上での労働契約が成立という意味があるようです。
入社誓約書（入社承諾書）
入社するにあたって、就業規則や秘密保持、守秘義務などを載せる書類です。
雇用契約書
労働条件を明示するための書類です。
雇用者と労働者がお互いに納得していることを証明する書類になります。
労働条件通知書
労働条件を通知する書類で、労働基準法120条に定められている書類になります。
労働基準法第15条、同法施行規則第５条により、使用者は労働
契約締結に際して労働条件を明示しなければなりません
私はもらったことないのですが、アルバイトなどの場合は必要ないのでしょうか。調査が必要です。
法定三帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）
労働基準法で保存が定められている書類になります。
入社後必要な手続き
入社後に必要な手続きがいくつかあります。忘れないよう要注意です。
健康保険・厚生年金保険の手続き
企業は常時雇用する従業員を健康保険・厚生年金保険に加入させることが義務づけられています。パート・アルバイトであっても正社員の4分の3以上の勤務時間と労働日数があるなど、一定の条件を満たしている場合は加入の対象です。
70歳以上の場合は、健康保険のみの加入となり、厚生年金保険においては「厚生年金70歳以上被用者該当届」の提出が必要です。
健康保険・厚生年金保険の加入手続きを行うには、従業員から年金手帳もしくはマイナンバー（提示のみ）を受け取り、入社から5日以内に「被保険者資格取得届」を年金事務所（日本年金機構）へ提出しなければならないため注意しましょう。
被扶養者がいる場合は「被扶養者（異動）届」も提出します。
雇用保険の手続き
31日以上の雇用が見込まれて、所定労働時間が週20時間以上の従業員は、雇用保険に加入させることが義務づけられています。雇用保険の加入手続きを行うには、入社の翌月10日までに「雇用保険被保険者資格取得届」をハローワークに提出しなければなりません。従業員が転職者の場合は、この書類の記入に前職で受け取った「雇用保険被保険者証」が必要です。
所得税・住民税の手続き
所得税の手続きを行うには、従業員に「扶養控除等（異動）申告書」を提出してもらい、それに基づいて源泉徴収簿を作成する必要があります。従業員が転職者の場合は前職の「源泉徴収票」も提出してもらわなければいけません。給与が発生した翌月10日が源泉徴収税の納付期日のため、間に合うよう手続きを進められるよう注意しましょう。
住民税の手続きは、新入社員、中途社員（普通徴収からの切り替え、特別徴収の継続）によって異なります。いずれの場合も、書類の提出先は納税する市区町村（社員の居住市区町村）です。
新入社員の場合、以前に別の会社からの所得がないので、特別な入社手続きは必要ありません。入社2年目から特別徴収が始まります。
中途社員で普通徴収から特別徴収に切り替える場合は、「特別徴収切替届出（依頼）書」を記入して提出します。
中途入社で前職から引き続き特別徴収を希望する場合は、「特別徴収にかかる給与所得者異動届書」を記入して提出します。
健康診断
企業が入社手続きの際に「雇入れ時健康診断」を実施することが義務づけられています。正社員だけでなく、週の労働時間が正社員の4分の3以上など一定の条件を満たしている場合はパート・アルバイトでも診断の対象です。
定期健康診断では医師の判断で検査項目を省略することもありますが、雇入れ時健康診断においては必ず決められた11項目の健診を受けてもらう必要がありますので注意しましょう。
ただし従業員が入社前3か月以内にその11項目の検査を受けていて、健康診断書を提出できる場合は、雇入れ健康診断を実施する必要はありません。
受入準備
入社後の受け入れ準備で各企業によって変わってきます。下記の者は一例ですご参考ください。
- デスク
- 椅子
- ロッカー
- 社員証・社章
- 名刺
- 仕事用PC
- メールアドレス
- 社内システムのアカウント
- 仕事用スマートフォン・携帯
- 文房具など事務用品
- 制服
入社時のリストを作っておいて忘れないようにしましょう。この受け入れ準備が退職時の整理の一覧にもなってきます。
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